Как распечатать электронную таблицу Excel на одной странице

Excel — фантастически полезная программа для работы с электронными таблицами, но нет ничего хуже, чем создать идеальную электронную таблицу и распечатать ее только для того, чтобы увидеть, как она выходит на девяти листах бумаги, включая одну строку на последнем. Что хорошего в красиво оформленной электронной таблице, если она ужасно выглядит на бумаге?

К счастью, вы можете настроить свою электронную таблицу и настройки программы, чтобы все было на одной странице и чтобы эта страница выглядела как можно лучше. Если ваша электронная таблица слишком велика для одной страницы, вы можете использовать эти настройки для более удобного распределения ее по нескольким страницам.

Предварительный просмотр перед печатью

Это важный шаг — вы можете предотвратить много проблем перед печатью, если вы просто знаете о них. Если вы распечатываете, а затем проверяете, насколько хорошо это работает, вы можете потратить впустую много бумаги, пытаясь перенести последнюю строку или столбец на бумагу.

В зависимости от вашей версии Excel вам может потребоваться нажать Файл> Предварительный просмотр , Файл> Печать> Предварительный просмотр . или просто Файл> Печать , чтобы увидеть, как будет выглядеть ваша электронная таблица, когда она выйдет из принтера. Если он выглядит хорошо, печатайте. Если нет, попробуйте некоторые из стратегий, перечисленных ниже!

Используйте вид макета страницы

Вид макета страницы покажет вам, как ваш документ будет печататься, пока вы над ним работаете. Это не лучший вид для работы с электронной таблицей, но он может помочь вам внести коррективы, чтобы столбцы и строки максимально использовали имеющееся у вас пространство. Чтобы активировать просмотр, перейдите в Просмотр> Макет страницы .

Теперь вы увидите свою электронную таблицу в том виде, в каком она была бы напечатан. Внесение корректировок с помощью инструментов, перечисленных ниже в этом представлении, даст вам лучшее представление о том, хорошо ли они сработали. (Эта же функция доступна в Word и может помочь вам создавать там профессионально оформленные документы.)

Измените ориентацию страницы

Если ваша электронная таблица шире, чем высота, горизонтальная ориентация поможет вам разместить больше ее на странице. Более высокая таблица, вероятно, выиграет от вертикальной ориентации.. Чтобы выбрать ориентацию вашей электронной таблицы, откройте меню Параметры страницы и выберите Книжная или Альбомная на вкладке Страница.

Удалить или скрыть строки или столбцы

В большие электронные таблицы, часто есть строки или столбцы, которые являются избыточными, содержат старую информацию или просто не нужно распечатывать в конкретной ситуации. Эти строки и столбцы занимают ценное пространство на странице и могут значительно усложнить настройку вашей электронной таблицы.

Если вы можете удалить некоторые из этих данных, просто используйте знакомая последовательность выделить> Правка> Удалить , чтобы избавиться от них. Если они содержат информацию, которая, по вашему мнению, может вам понадобиться позже, вы можете скрыть их, щелкнув правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца и выбрав Скрыть . Чтобы снова увидеть данные, выделите строки или столбцы по обе стороны от скрытых данных, щелкните правой кнопкой мыши метку и выберите Показать .

Использовать разрывы страниц

Так же, как в вашем любимом текстовом редакторе вы можете вставлять разрывы страниц, чтобы ваша электронная таблица была разделена между несколькими страницами там, где вы хотите, а не там, где Excel сочтет это удобным. Просто используйте Insert> Page Break , чтобы указать Excel, где разделить документ.

Изменить область печати

Если ваша электронная таблица содержит огромный объем данных, и вам нужно распечатать только часть из них, вы можете распечатать только ту часть электронной таблицы, которую вы выбрали. Выделите ячейки, которые хотите распечатать, и нажмите Печать . Измените параметр Что для печати: на Selection , и предварительный просмотр обновится и будет содержать только выбранные вами данные.

Если вы склонны печатать тот же выбор на обычном вы можете установить постоянную область печати, охватывающую только этот раздел, чтобы вам не приходилось выбирать ее каждый раз. Для этого выберите область, в которой вы часто печатаете, затем перейдите в Файл> Область печати> Установить область печати . Теперь этот выбор станет стандартной областью печати для вашей электронной таблицы. Чтобы избавиться от этого параметра, используйте Файл> Область печати> Очистить область печати ..

Изменить поля страницы

Если вы нужно лишь немного больше места, чтобы уместить вашу электронную таблицу на странице, добавление дополнительного места к полям страницы может решить вашу проблему. Вы можете получить доступ к диалоговому окну «Параметры страницы» из Файл> Параметры страницы или с помощью кнопки «Параметры страницы» в диалоговом окне печати. Добавьте доли дюйма к каждому полю и снова проверьте предварительный просмотр печати.

Легко переборщить с добавлением места на полях, чтобы они умещались как можно больше на странице. Однако помните, что текст, доходящий до края листа бумаги, не только эстетически неприятен, но также может быть трудночитаемым. Будьте осторожны с этим!

Перенос текста и изменение размера столбцов

Excel обычно используется для числовых данных, но он может быть действительно полезен и для текста. Если у вас много текста в ячейках, они действительно могут растянуть вашу электронную таблицу и затруднить ее размещение на одной странице или даже на нескольких страницах; у вас может получиться странная схема печати, из-за которой ваш документ будет выглядеть так:

Часть текста обрезана, а неотрезанные ячейки уходят слишком далеко вправо. Чтобы ограничить ширину вашей электронной таблицы шириной одной страницы, вы можете ограничить ширину столбцов и использовать обтекание текстом, чтобы убедиться, что вы не потеряете какие-либо данные, которые вы хотите напечатать. Сначала перейдите в Формат> Ячейки> Выравнивание и убедитесь, что включен параметр Перенос текста .

Теперь, когда текст в ячейке шире ширины столбца, текст переносится на следующую строку. Отсюда вы можете настроить ширину столбцов, перетащив край строки или заголовка столбца, чтобы изменить его размер.

Вы также можете дважды щелкнуть метки строки или столбца, чтобы автоматически сделать их настолько широкими, насколько это необходимо, как показано на видео ниже. Чтобы убедиться, что ваши столбцы умещаются на странице так, как вы хотите, используйте вид макета страницы, упомянутый выше.

Масштабируйте вашу электронную таблицу

Если ничто другое не помогло, вы можете масштабировать свою электронную таблицу так, чтобы она умещалась на одной странице (или на определенном количестве страниц). В Параметры страницы установите переключатель рядом с По размеру: и выберите количество страниц, на которых вы хотите распечатать свою электронную таблицу.. Выбор меньшего количества «широких» страниц приведет к масштабированию документа по горизонтали, а выбор меньшего количества «высоких» страниц — по вертикали. Вы также можете выбрать процентную шкалу.

Использование параметра масштабирования может помочь ограничить размер документа, когда он помещен на бумагу, но он также может сделать ваш текст очень маленьким и трудным для чтения. Обязательно проверьте предварительный просмотр и убедитесь, что вы не масштабируете так далеко, что невозможно прочитать какие-либо ваши данные. Масштабирование действительно полезно, когда вы пытаетесь распечатать диаграммы Excel.

Упрощение чтения вашей распечатки

Как только вам удастся разместить свою электронную таблицу на приемлемом количестве страниц, сделайте еще один шаг и сделайте ее как можно более легкой для чтения. Изменяя некоторые другие параметры печати, вы можете оптимизировать внешний вид вашей распечатки. Вот пара, о которой вам следует знать.

Печать линий сетки и заголовков строк или столбцов

В меню Параметры страницы (доступно через диалоговое окно печати или Файл> Параметры страницы ), щелкните вкладку Лист и выберите Линии сетки в разделе Печать . Вы также можете выбрать заголовки строк и столбцов , чтобы добавить эти ярлыки к вашей распечатке.

Добавление информации в верхний и нижний колонтитулы

Excel может автоматически добавлять полезную информацию в верхний и нижний колонтитулы документа для облегчения чтения. В меню Параметры страницы нажмите вкладку Верхний/Нижний колонтитул и используйте раскрывающиеся меню, чтобы добавить в него такую ​​информацию, как номер страницы, имя файла и имя автора. верхний или нижний колонтитул. Если ваша электронная таблица действительно длинная, эта информация поможет упростить организацию страниц.

Вы также можете добавить собственный текст, нажав Настроить заголовок или Настроить нижний колонтитул .

Не соглашайтесь на плохо напечатанные таблицы

Попытка улучшить внешний вид таблицы при печати может быть неприятной, особенно если вам нужно разместить ее на одной странице. Но, изменив настройки и формат документа, вы сможете получить отличную распечатку! Не забывайте изучать другие советы по успеху Excel в офисе, пока вы в нем..

Есть другие советы по печати электронных таблиц из Excel? Поделитесь ими ниже!

Изображение предоставлено: бизнесмен с вопросительным знаком от Дудера через Shutterstock

.

Оцените статью
cuterful.ru
Добавить комментарий